Actas societarias 100% digitales: firmar sin papel, mismo valor legal
El Proyecto de Ley propone habilitar sustituir los libros de actas de asambleas y de órganos de administración y control por soportes digitales, firmables con cualquier tipo de firma electrónica. No hará falta firma electrónica avanzada. La barrera de entrada es más baja de lo que parece, y eso trae tanto oportunidad como riesgos que conviene gestionar desde el diseño.
Segunda entrega de nuestra serie sobre el Proyecto de Ley de Competitividad y Reducción del Costo de Vida.
Lo que cambia
El Proyecto modifica el artículo 336 de la Ley N.° 16.060, habilitando a las sociedades comerciales a sustituir los libros de actas de asambleas y de órganos de administración y control por soportes informáticos o digitales. Las actas podrán firmarse mediante cualquier tipo de firma electrónica, sin que sea exigible la firma electrónica avanzada. En paralelo, se declara de interés nacional la incorporación progresiva del notariado electrónico, con un grupo de trabajo que en 6 meses deberá proponer las adecuaciones legislativas y reglamentarias para fomentar su uso.
El dato que cambia el análisis
El Proyecto prevé que alcanza con cualquier tipo de firma electrónica, incluida la simple. Eso abre la puerta a herramientas de firma electrónica ya masificadas y de bajo costo, sin necesidad de invertir en certificados avanzados para este uso puntual.
La contracara: firma simple es más fácil de implementar, pero también más fácil de impugnar
Que la ley no exija firma electrónica avanzada no significa que sea indiferente cuál se use. El uso de la firma electrónica avanzada implica la presunción de autoría e integridad y, por tanto, es más difícil de desconocer o impugnar en un conflicto societario. La firma simple traslada esa carga probatoria a quien quiera hacer valer la firma en el acta en caso de que alguien impugne su autenticidad: un socio disconforme con una resolución, por ejemplo, tendrá más margen para cuestionar un acta firmada con un mecanismo simple que otra firmada con certificado avanzado. La decisión de qué nivel de firma usar deberá tomarse mirando el tipo de resolución (una decisión de trámite no es lo mismo que un aumento de capital o una fusión) o si existe en la sociedad un potencial o actual conflicto societario, y no solo el costo de la herramienta.
El historial en papel no desaparece: convive con el nuevo soporte
La norma habilitará sustituir el soporte hacia adelante, no obligará a digitalizar retroactivamente las actas ya asentadas en libros físicos. Para una sociedad con décadas de historial societario en papel, esto significa convivir con dos soportes: el libro físico histórico y el digital desde el momento en que la sociedad decida migrar. La trazabilidad de esa transición (dónde termina un soporte y empieza el otro) va a ser un punto de atención en cualquier auditoría legal o due diligence futuro.
Aplicación práctica — qué habrá que definir antes de migrar
Definir una política interna de firma según el tipo de resolución: firma electrónica simple para actas de trámite y firma avanzada para resoluciones de alto impacto (aumentos de capital, fusiones, cambios de estatuto, remoción de administradores), en lugar de un estándar único para todo.
Elegir y documentar el soporte informático o digital que se va a usar, con un criterio de integridad y disponibilidad a largo plazo: un archivo en una carpeta compartida sin control de versiones no es equivalente a un libro societario a efectos probatorios.
Establecer con claridad el punto de corte entre el libro físico histórico y el nuevo soporte digital, dejando constancia expresa en el propio libro físico de la fecha de migración y del sistema digital adoptado.
Si la sociedad tiene reuniones de directorio o asambleas a distancia, aprovechar la digitalización del acta para alinear el proceso de firma con la modalidad remota, en lugar de imprimir y volver a escanear un documento que nació digital.
Seguir de cerca la reglamentación del notariado electrónico: cuando avance, va a definir estándares que probablemente terminen influyendo en qué se considera un soporte digital idóneo también para libros societarios.
Comentario
A primera vista, la posibilidad legal de digitalizar los libros de actas de las sociedades parece un avance indiscutible a nivel de eficiencia en la gestión de la documentación societaria. Sin embargo, el desafío de la aplicación de la nueva norma estará en diseñar, desde el primer día, qué nivel de firma corresponde a cada tipo de decisión societaria, para que la migración no termine generando más discusiones de las que resuelve.